Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů mělo zjednodušit komunikaci firem se státem a postupně nahradit desítky různých formulářů. Po prvních měsících fungování ale mezi firmami převládá spíše zklamání. Místo úbytku administrativy řeší nejasná pravidla, technické problémy, nákladné úpravy mzdových systémů i složité opravy již odeslaných dat.
Chyba synchronizace, neznámá chyba, neplatný interval registrace zaměstnavatele nebo zaměstnance. I taková chybová oznámení dostávají podnikatelé bez dalších podrobností po vyplnění jednotného měsíčního hlášení. Ve výsledku nevědí, co vlastně mají ve vyplněných datech opravit.
„Časté jsou také validační chyby XML nebo obecná hlášení o nesplnění kontrolních pravidel bez bližšího vysvětlení,“ popisuje manažerka daňového oddělení Deloitte Lucie Dryáková. Firmy pak podle ní musí příčinu složitě dohledávat nebo konzultovat s dodavatelem softwaru či Českou správou sociálního zabezpečení, která systém jednotného měsíčního hlášení na straně státu spravuje.
Na potíže upozorňuje také Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR. „Velkým problémem jsou zejména dodatečné opravy a storna ve mzdové agendě. Firmy se často potýkají s nejasnostmi, jak správně postupovat v případě zjištěné chyby,“ popisuje zkušenosti Gabriela Hrbáčková, místopředsedkyně představenstva asociace a generální ředitelka personální agentury Hofmann Personal.
Téměř 90 % firem hlásí technické problémy
Z reakcí zaměstnavatelů vyplývá, že největší zátěží je kombinace administrativní náročnosti, nejasné metodiky a technických komplikací při zpracování dat. „Metodika není dostatečně srozumitelná v tom, zda má být podáno opravné hlášení za období, ve kterém chyba vznikla, nebo zda má být rozdíl zohledněn v aktuálním měsíci,“ vysvětluje Hrbáčková. To podle ní v praxi vytváří značnou nejistotu a vede k rozdílným výkladům.
Podobně vyznívají i zkušenosti konzultantů, kteří firmám s orientací v novince pomáhají. „Zaměstnavatelé narážejí na technické limity systémů, nejednoznačný výklad pravidel i zvýšené nároky na kapacity HR a mzdových týmů,“ dodává Lucie Dryáková. Zavedení jednotného měsíčního hlášení se podle ní stalo pro řadu zaměstnavatelů prvním skutečným testem kvality jejich personálních a mzdových dat.
Co přesně firmy pálí nejvíce, ukázal průzkum, který si Deloitte provedl mezi zhruba stovkou společností. Technickou připravenost systémů označilo za největší problém 87 procent oslovených firem. Dalších 72 procent upozorňuje na zvýšenou zátěž HR a mzdových týmů a dvě třetiny respondentů považují za problém nejasnou metodiku a výklad pravidel. Pouhá čtyři procenta firem přitom uvedla, že mají jednotné měsíční hlášení plně zavedené a odesílají státu data bez zásadních problémů.
Jednotné měsíční hlášení firmy poprvé vyplňovaly za duben. Do konce června do něj mají doplnit chybějící data za leden až březen. Ta nemohly odesílat průběžně, protože hlášení ještě nefungovalo.
Mohlo by vás zajímat
Nejasná pravidla a doplňování „za provozu“
Podle Lucie Dryákové není hlavním problémem samotná legislativa, ale výklad konkrétních situací, které před spuštěním systému nebylo možné dostatečně otestovat. „Firmy řeší například způsob registrace historických pracovních poměrů, vykazování zahraničních zaměstnanců, statutárních orgánů nebo osob se specifickými pracovněprávními vztahy,“ uvádí Dryáková.
Metodické pokyny Česká správa sociálního zabezpečení průběžně doplňuje podle zkušeností z provozu. „To pro zaměstnavatele znamená nejistotu a často i nutnost opravovat již provedená podání,“ pokračuje.
Software zdražil, malé firmy to pocítily nejvíce
Podle Asociace malých a středních podniků se problémy promítly také do nákladů zaměstnavatelů. Dodavatelé mzdových a personálních systémů začali nové funkcionality připravovat poměrně pozdě a zaměstnavatelé měli jen minimum času na jejich otestování.
„Dodavatelé softwarových řešení museli investovat do vývoje a úprav svých systémů a značná část těchto nákladů je nyní přenášena na zaměstnavatele formou vyšších licenčních poplatků, implementačních prací nebo servisních poplatků,“ upozorňuje Hrbáčková. Pro malé a střední podniky to představuje neplánovanou finanční zátěž.
Absurdita roku
Není proto překvapením, že se jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů stalo „vítězem“ letošní ankety Absurdita roku. Získalo 66 procent hlasů podnikatelů a odborné veřejnosti. Podle prezidentky Komory daňových poradců Petry Pospíšilové trpí systém několika zásadními nedostatky. Stát podle ní požaduje rozsáhlý objem dat, přestože některé instituce, například zdravotní pojišťovny, zůstávají mimo celý systém. Kritizuje také spuštění ostrého provozu až v dubnu, což způsobilo, že firmy musí doplňovat data zpětně a znovu otevírat již uzavřená mzdová období.
„Jednotné měsíční hlášení mělo zjednodušovat, ale ve skutečnosti jen přesouvá systémové problémy státu na zaměstnavatele. Bez skutečného sdílení dat mezi samotnými úřady nelze administrativu zjednodušovat. Zátěž se jen přesune jinam, v tomto případě bohužel na samotné firmy,“ hodnotí výsledek partner daňové a právní kanceláře SVOKO Václav Svoboda.
Portál ČSSZ pomáhá hlavně menším firmám
Přesto státní nástroje alespoň částečně zafungovaly. Lépe než podávání hlášení přes specializovaný HR software soukromých poskytovatelů podnikatelé hodnotí možnost podávat jednotné měsíční hlášení přes ePortál České správy sociálního zabezpečení. ePortál se průběžně vyvíjí a Česká správa sociálního zabezpečení do něj promítá připomínky uživatelů, což přispívá ke zlepšování jeho použitelnosti.
„Portálové řešení se v praxi osvědčilo jako funkční záložní a obslužný nástroj, zejména pro menší zaměstnavatele nebo ty, kteří podávají hlášení jen za několik zaměstnanců,“ říká Hrbáčková. U větších zaměstnavatelů podle ní převažuje názor, že dlouhodobě je praktičtější automatizované podávání přímo ze mzdového systému
Také průzkum Deloitte ukázal, že tři čtvrtiny firem nakonec počáteční data přes portál úspěšně doplnily. Avšak čtvrtina respondentů se stále potýká s opakovanými technickými problémy nebo nedostatečně fungující podporou.
Firmy se bojí sankcí, podle státu zatím nehrozí
Celkově se podnikatelé shodují v tom, že jednotné měsíční hlášení zatím nevedlo k očekávanému snížení administrativy. Naopak se obávají sankcí za případné chyby vzniklé v důsledku nejasných pravidel nebo technických problémů. Avšak ústřední ředitel České správy sociálního zabezpečení František Boháček ještě před spuštěním systému uvedl, že cílem státu není firmy trestat, ale získat kvalitní data.
Rozlišovat se podle něj musí mezi chybou a ignorováním povinností. „Za to, že má někdo chybu v podání, sám o sobě pokutu nedostane,“ slíbil Boháček v podcastu Perspektivy Česka. „Jsou tam potenciální tresty za nespolupráci nebo nesoučinnost. Ale fungující zaměstnavatel, který se bude snažit splnit své povinnosti, se nemusí bát toho, že by mu Česká správa sociálního zabezpečení uložila hned za malé pochybení nějakou sankci,“ zdůraznil.
Zatím dává stát firmám „období hájení“. Tlak začne narůstat až ke konci roku, kdy bude muset česká správa sociálního zabezpečení vyplnit evidenční listy důchodového pojištění. To bez kompletních dat zaměstnavatelů nepůjde.
Největší „trestem“ pro ty zaměstnavatele, kteří ani na konci roku nebudou mít data v pořádku, by tak mělo být, že budou muset za své zaměstnance vyplnit evidenční listy důchodového pojištění stejně jako v minulých letech sami. Nyní nezbývá než doufat, že správa sociálního zabezpečení daný slib dodrží.
