Od července musí firmy hlásit státu nové zaměstnance ještě před tím, než skutečně nastoupí do práce. Nová pravidla mají usnadnit odhalování nelegální práce. První zkušenosti zaměstnavatelů ale ukazují i druhou stránku změny – více papírování, složitější přijímání nováčků a komplikace při rychlých nástupech.
Až do konce června musely firmy přihlašovat nové zaměstnance do osmi dnů od jejich nástupu. Nově musí ještě před prvním pracovním dnem získat všechny potřebné údaje a odeslat je České správě sociálního zabezpečení.
„Jde o změnu zavedeného postupu, kdy zaměstnanec nejprve přišel, v rámci onboardingu vyplnil personální dotazník a firma jeho nástup státu ohlásila,“ vysvětluje partner advokátní kanceláře Aegis Law Tomáš Procházka. Nově také musí hlásit podstatně větší množství informací o zaměstnancích. Přibyly například oborové informace nebo informace o tom, kde bude zaměstnanec skutečně pracovat.
Nová povinnost není jen formální změnou. Pokud zaměstnavatel zaměstnance nepřihlásí včas, hrozí mu pokuta od 100 tisíc až do tří milionů korun.
„V současné podobě nové povinnosti znamenají spíše další administrativní zátěž, zejména pro malé a střední podniky, které nemají rozsáhlé personální a mzdové týmy,“ říká Gabriela Hrbáčková, generální ředitelka Hofmann Wizzard a místopředsedkyně představenstva Asociace malých a středních podniků a živnostníků.
Konec nástupů „ze dne na den“
Právě načasování registrace představuje podle personalistů největší změnu. „Typicky ve výrobě, logistice, gastronomii nebo u sezonních prací není výjimkou, že se nástup řešil během několika hodin. Nově musí být všechny potřebné údaje připravené ještě před prvním výkonem práce,“ popisuje generální ředitelka ManpowerGroup a prezidentka Asociace personalistů České republiky Jaroslava Rezlerová.
Podle ní se změna promítla do celého náborového procesu. Evidence zaměstnance už není administrativou, která se dokončí po nástupu, ale stává se jeho součástí. Firmy tak musejí uzavírat nábor dříve než dosud. Současně musely upravit propojení HR a mzdových systémů s novou digitální infrastrukturou státu a nově nastavit odpovědnost mezi personalisty, mzdovou účtárnou a vedoucími pracovníky.
Mohlo by vás zajímat
„Nová pravidla komplikují život firmám, které byly zvyklé organizovat rychlé nábory, ať už jde o sezónní práce nebo třeba hudební festivaly. A samostatnou kapitolou je dopad na malé firmy, které musí buď investovat do počítačového systému, který jim bude data odesílat automaticky, nebo data odesílat manuálně,“ popisuje Procházka z Aegis Law.
Byť manuální zadávání zákon umožňuje, není podle Procházky pro firmy dlouhodobě udržitelné vzhledem ke složitosti a množství hlášených údajů.
Mzdové účetní mají práci navíc
Na zvýšenou administrativní zátěž upozorňuje také Gabriela Hrbáčková. Problém nevidí jen v samotné registraci, ale také v jejím načasování. „K většině nástupů dochází na začátku měsíce, tedy právě v období, kdy mzdové účetní zpracovávají mzdy. Vedle své běžné agendy tak musí sledovat předregistrace, následné doplnění údajů nebo případná storna, což významně zvyšuje pracovní vytížení,“ upozorňuje Hrbáčková.
Řada mzdových systémů navíc zatím neobsahuje automatické notifikace ani kontrolní mechanismy, takže zaměstnavatelé musí celý proces hlídat ručně. „Správně zadat profesní obory a názvy pozic, vybrat kódy akcí pro hlášení zaměstnance nebo rozlišit mezi datem nástupu podle pracovní smlouvy a okamžikem nástupu k výkonu práce podle nemocenského pojištění není bez specializovaného softwaru úplně triviální,“ uvádí Procházka.
Téměř stejné množství informací přitom musí zaměstnavatelé odeslat státu u zaměstnance, který má firmě pracovat několik let, tak u brigádníka, který přichází doslova jen na pár dní. „Obzvlášť náročné je to u dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti,“ podotýká Hrbáčková.
Když zaměstnanec nakonec nepřijde
Další komplikace nastává ve chvíli, kdy zaměstnanec nakonec do práce vůbec nenastoupí. V takovém případě musí zaměstnavatel registraci buď stornovat, nebo oznámit úřadům, že nováček už nenastoupí. U brigádníků nebo sezonních pracovníků přitom nejde o výjimečné situace.
„V praxi už firma zadala údaje zaměstnance zadala do mzdového systému, provedla registraci a následně je nutné celý proces administrativně uzavřít. U zaměstnavatelů, kteří nabírají větší množství brigádníků nebo sezonních pracovníků, se podobné situace vyskytují poměrně často,“ uvádí Hrbáčková.
Boj proti práci načerno
K hlavním cílů nového způsobu evidence patří omezení nelegálního zaměstnávání. Dosud totiž při kontrolách někteří zaměstnavatelé argumentovali tím, že pracovník nastoupil právě v den kontroly. Přihlásí ho až později v osmidenní lhůtě. To inspekci práce komplikovalo faktické potírání práce na černo.
„Tato výmluva příchodem července padá,“ zdůrazňuje Procházka. Pokud nyní najdou inspektoři na pracovišti nenahlášené zaměstnance, je jasné, že tam pracují načerno.
Rezlerová ale upozorňuje, že samotná evidence práci načerno neodstraní. „Určitý efekt očekávat lze, ale nebude zásadní. Rozhodující bude především schopnost státu efektivně využívat získaná data a propojit je s kontrolní činností,“ míní. Současně považuje za důležité, aby stát nezatěžoval administrativou firmy, které pravidla dlouhodobě dodržují. Zaměřil by se měl na skutečné porušování zákona.
