Založení obchodní společnosti má být v brzké budoucnosti snazší a levnější. V nejbližších týdnech totiž vstoupí v účinnost nová unijní směrnice, jejímž cílem je usnadnit a podpořit používání online nástrojů ve styku obchodních společností s orgány veřejné správy po celou dobu jejich existence. Česká republika musí nová pravidla převést do svých zákonů do dvou let.
V současné době se možnosti online řešení pro styk obchodních společnosti se státními orgány v zemích Evropské unie velmi liší. Některé státy nabízí plně elektronizované postupy (např. Estonsko nebo Velká Británie), jiné vyžadují přítomnost notáře (vedle České republiky je to třeba Německo, Rakousko či Nizozemí). Cílem směrnice, kterou již schválil Evropský parlament a v minulých dnech i členské státy (Rada EU), je zajistit v prostoru jednotného trhu EU větší míru elektronizace, usnadnit život a snížit náklady podnikatelům, kteří chtějí založit nový podnik nebo rozšířit své podnikání zapsáním dceřiných společností nebo poboček do rejstříku, zejména pak při přeshraničních jednáních.
Směrnice upravuje využívání digitálních nástrojů a postupů v právu obchodních společností a přináší především možnost provést zápis společnosti s ručením omezením – podle uvážení členských států EU i akciové společnosti – zcela online. To platí i pro zápis pobočky, která sice nemá právní subjektivitu, ale v obchodním rejstříku zapsaná je. Tomu mají napomoci vzorové společenské smlouvy a zakladatelské listiny, aby založení společnosti bylo možné i bez fyzické návštěvy notáře. Státy mají dále povinnost zajistit výměnu některých údajů mezi veřejnými rejstříky, aby je představitelé podnikatelských subjektů předkládali orgánům státní správy pouze jednou.
Směrnice zároveň klade důraz na záruky proti zneužití a podvodům, aby údaje v obchodním rejstříku zůstaly důvěryhodné. To zahrnuje povinnost zajistit kontrolu totožnosti a právní způsobilosti osob zřizujících společnost a zůstává také zachována možnost zapojení notářů nebo právníků, pokud je však možné dokončit potřebné kroky plně online. Aby se zamezilo podvodnému jednání, počítá se rovněž s výměnou informací mezi státy o osobách vyloučených z výkonu funkce člena statutárního orgánu.
Notář ano či ne?
Zjednodušení a zrychlení procesu založení společnosti má svůj význam – podle analýzy společnosti CRIF-Czech Credit Bureau vzniklo v ČR v roce 2018 přes 30.000 obchodních společností, naprostá většina z nich s ručením omezeným. Dnes je sice možné provádět přímé online zápisy do obchodního rejstříku a nečekat tak na vyřízení rejstříkovým soudem, ale pouze prostřednictvím notáře, který osvědčí totožnost žadatele a splnění podmínek pro zápis. Vedle toho je nutné si ještě zvlášť vyřídit živnostenské oprávnění.
Jak současnou českou praxi ovlivní nová pravidla, není ještě podle tiskového mluvčího ministerstva spravedlnosti Martina Bačkovského zcela jasné. Zatím se počítá s tím, že se budou týkat společností s ručením omezeným a návrh na založení a zápis společnosti bude podmíněn vlastnictvím občanského průkazu s aktivovaným čipem kvůli ověření totožnosti. (O elektronickém občanském průkazu jsme psali loni létě v textu Občanka s čipem nebude stačit na některé státní online služby. Bude potřeba i další identifikátor). O dalších kontrolních mechanismech, které zaručí, že daná osoba skutečně jedná o své vlastní vůli nebo že předmětem podnikání není zakázaná činnost, ještě proběhne diskuse. „V těchto případech se jedná o skutečnosti obtížně ověřitelné pomocí pouhého nastavení inteligentního formuláře, a proto se zvažuje následná kontrola fyzickou osobou. To však nesmí v důsledku zpomalovat celý proces, který by podle směrnice v zásadě neměl trvat více než 5 pracovních dní,“ upřesnil Bačkovský. Co se týče zapojení notářů, tak podle Bačkovského si ministerstvo v současné chvíli „dokáže představit různé způsoby zapojení notářů do celého procesu.“
Podle prezidenta Notářské komory ČR Radima Neubauera však nelze bez notáře náležitě zkontrolovat totožnost zakladatele společnosti ani jeho způsobilost: „Je totiž podstatné, zda elektronické rozhraní skutečně ovládá oprávněný držitel daného elektronického občanského průkazu, nebo se jedná o zneužití odcizeného (nebo jinak získaného) elektronického průkazu jiné osoby“. Jako nejspolehlivější, a zároveň vysoce flexibilní, řešení se mu tak jeví možnost založení společnosti prostřednictvím videokonference mezi žadatelem a notářem. To směrnice připouští a v některých státech jako Rakousko to tak i funguje. A nejde jen o přezkoumání totožnost a způsobilosti, ale třeba i zákonnosti názvu společnosti.
Pouze jednou
Nová pravidla požadují nejen zjednodušení systému, ale i napojení na další související rejstříky a systémy tak, aby podnikatel sděloval státu údaje o společnosti pouze jednou. Podle Bačkovského zatím nelze konečnou podobu systému předjímat, ale různé varianty jeho rozšíření a napojení na jiné rejstříky se již zvažují – např. propojení s živnostenským rejstříkem tak, aby bylo možné společně se zápisem získat i živnostenské oprávnění a začít podnikat již okamžikem vzniku společnosti.
Významnou novinkou pro Českou republiku pak bude vytvoření zcela nového rejstříku osob vyloučených z výkonu funkce člena statutárního orgánu, který však již ve většině členských států EU funguje.
Celkově by mělo zjednodušení založení společnosti díky novým unijním pravidlům vést i ke snížení nákladů. Jejich výše však bude logicky záležet na konečné podobě systému. „Bude velmi záležet na technických parametrech i na právním ošetření vztahů s poskytovateli systémů,“ upřesnil Bačkovský. „Rozhodujícím faktorem bude také doba potřebná pro napojení nového systému na systémy stávající, kde jsme limitováni dvouletou transpoziční lhůtou směrnice.“
Jednodušší podnikání přes hranice
Elektronizace celého procesu umožní společnostem z členských států EU zapsat pobočku nebo zřídit dceřinou společnost v České republice plně online a stejně tak to bude platit i pro české podnikatele vůči ostatním zemím EU (aniž by ovšem docházelo k jakémukoli sjednocování požadavků na zakládání společnosti či na podnikání v EU). Rovněž se rozšíří seznam údajů o zahraničních společnostech, které budou zdarma dostupné online prostřednictvím propojení rejstříků.
Nová pravidla do dvou let
Směrnice musí být převedena do českých zákonů do dvou let od data účinnosti, tj. do léta roku 2021. V odůvodněných případech je však možné požádat o roční odklad, například z důvodu zpožděné realizace nových systémů. Podle Bačkovského bude zapotřebí novelizovat řadu zákonů, např. zákon o obchodních společnostech, o veřejných rejstřících, o soudních poplatcích, notářský řád, zákon o živnostenském podnikání či o základních registrech.
Směrnice stanoví lhůtu pro vznik společnosti online na pět pracovních dnů (v některých případech je to deset dní). Podle Neubaeura je v České republice již dnes 6% společností zapsáno do obchodního rejstříku ještě týž den, kdy notář sepíše o založení notářský zápis: „Jedná se tedy o maximálně osm hodin. Překážky, které dobu zapsání prodlužují, nebývají ani tak na straně systému jako spíše zakladatelů. Jinou otázkou jsou ale např. následující daňové registrace, které jsou poměrně dlouhé, ale ty směrnice nereguluje,“ dodal prezident Notářské komory ČR.
Helena Sedláčková
