Přecházíte na nový systém spisové služby? Pak jste možná dost nervózní, a oprávněně. Nejde totiž jen o výměnu softwaru, ale o zásah do každodenní práce lidí, kteří v něm řeší podání, spisy, lhůty i komunikaci s občany. Pokud výběr podceníte, může vás čekat pomalejší agenda, odpor zaměstnanců a drahé úpravy po nasazení. Jak tedy vybrat řešení, které nebude překážkou, ale oporou úřadu?

Čím složitější systém vedení instituce nasadí, tím větší je riziko, že si zaměstnanci začnou hledat vlastní zkratky mimo něj. Elektronická spisová služba by proto měla být co nejjednodušší a vycházet z toho, jak lidé na úřadě reálně pracují.

Začněte u lidí, ne u seznamu funkcí

O podobném přístupu mluví i Filip Dřímalka v HOTCASTu o digitálním mindsetu. Při zavádění technologií podle něj nestačí dívat se pouze na nástroje. Důležité je pochopit, jak s nimi budou lidé pracovat v praxi.

U elektronické spisové služby to platí dvojnásob. Úředníci nepotřebují systém, který jim přidá další vrstvu administrativy. Potřebují nástroj, ve kterém rychle najdou dokument, pochopí stav spisu a bez zbytečného hledání provedou další krok.

Když razítko od státu nestačí

Od 1. ledna 2027 mají orgány veřejné moci (například ministerstva, krajské úřady nebo úřady obcí s rozšířenou působností a jim podřízené organizace, které mimochodem tvoří významnou část zákazníků společnosti ICZ) povinnost používat elektronickou spisovou službu s platným atestem. To znamená, že vybraný systém musí prokazatelně splňovat požadavky legislativy a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS).

Právě v tomto ohledu představuje významnou jistotu systém ICZ e-spis, který úspěšně absolvoval náročný proces atestace u Ministerstva vnitra ČR a České agentury pro standardizaci (ČAS). Pro instituce je tato certifikace důkazem, že s tímto řešením budou s předstihem a bezpečně připraveni na blížící se legislativní povinnosti.

„Získání atestu pro ICZ e-spis® vnímáme jako potvrzení naší dlouhodobé strategie dodávat řešení, která jsou nejen uživatelsky přívětivá, ale především plně v souladu s dynamicky se měnícím legislativním prostředím,“ dodává Antonín Drahovzal ze společnosti ICZ.DMS a.s.

Samotný atest však ještě nezaručí, že systém bude úřadu dobře sloužit. Potvrzuje soulad s legislativou, ne kvalitu každodenní práce v konkrétní organizaci. Při výběru proto rozhoduje i architektura řešení, možnosti přizpůsobení a schopnost dodavatele pochopit procesy konkrétního úřadu.

Konec ručního přepisování: Zásadní role integrací

Kvalita spisové služby se ukáže až v běžné práci. Úředník potřebuje plynule přecházet mezi datovou schránkou, e-mailem, textovým editorem a dalšími agendovými systémy. Pokud musí dokumenty ručně přenášet a dohledávat na více místech, digitalizace ztrácí smysl.

Mezi řešení na českém trhu, která se dokážou úřadu přizpůsobit a nově se pyšní i zmíněným oficiálním atestem, patří systém ICZ e-spis. Funguje totiž jako stavebnice. Úřad si vybere jen ty moduly, které opravdu potřebuje, a systém snadno propojí s dalšími nástroji, které už úředníci denně používají. Řešení od ICZ používá celá řada organizací veřejné správy, kupříkladu i Česká správa sociálního zabezpečení se svou extrémně rozsáhlou agendou.

Mohlo by vás zajímat

Platforma umožňuje napojení na ekonomické, agendové a další externí systémy včetně služeb typu Czech POINT. Při vhodné konfiguraci mohou pracovníci ukládat e-maily a dokumenty z prostředí MS Outlook a MS Word přímo do spisové služby. To šetří čas a omezuje prostor pro chyby.

Nasazením to teprve začíná

Nasazením softwaru projekt nekončí. Až po spuštění se ukáže, zda má úřad po svém boku dodavatele, který umí řešit problémy, reagovat na legislativní změny a systém dále rozvíjet. Ptejte se proto nejen na funkce, ale i na servis. Zjistěte si, jak rychle dodavatel reaguje při výpadcích, zda má zkušenosti s podobnými institucemi a jestli pomůže s migrací dat a školením.

Elektronická spisová služba bude pro úřad každodenním pracovním prostředím, ne jednorázovou IT investicí. Nejlepší volbou je proto řešení, které splňuje legislativní požadavky, zapadne do chodu instituce a lidem reálně usnadní práci.