Plán vnitra na jednotnou spisovou službu narazil, budou stanoveny standardy pro tento software

Za prakticky nerealizovatelný byl v meziresortním připomínkovém řízení označen nápad ministerstva vnitra na zavedení jednotné spisové služby pro státní instituce v České republice. Místo toho pravděpodobně zvítězí varianta stanovení podmínek, které musí software pro spisovou službu splňovat.

Nevysoutěžitelný, nerealizovatelný navíc extrémně drahý a zcela jistě několik let se táhnoucí. Tak byl označen nápad ministerstva vnitra na možné zavedení jednotné spisové služby pro všechny státní úřady v meziresortním připomínkovém řízení. Dosud jsou v České republice používány desítky systémů pro spisovou službu, které podle ICT Unie sdružující největší firmy poskytuje zhruba 80 dodavatelů. Jejich přehled si můžete prohlédnout zde.

Vnitro „důkladnou analýzou“ za pomoci oblastních archivů zjistilo, že jejich stav je neudržitelný. Podrobně jsme o tom informovali v textu Vnitro uvažuje nad jednotnou „spisovkou“ pro státní instituce. ICT Unie protestuje. Jako jednu z variant řešení navrhlo Ministerstvo vnitra zavedení jednotné spisové služby. Materiál s tímto nápadem rozeslalo v polovině srpna do meziresortního připomínkového řízení. Strhla se nevídaná kritika, která zvedla provozní teplotu mnoha odborníkům o několik stupňů. Například podle ICT Unie, která sdružuje největší hráče v oboru, míní, že řešení aktuálních problémů v oblasti vedení spisové služby nepatří, z pohledu celkového stavu eGovernmentu, mezi aktuálně největší problémy.

„Většina agend veřejné správy má, vzhledem k svému charakteru a obsahu, zvláštními agendovými zákony definované odlišnosti, které nebude nikdy jedno řešení schopno podporovat.“ ICT UNIE

Vládní zmocněnec pro digitální agendu – Vladimír Dzurilla – který má koordinovat veškerá strategická rozhodnutí v oblasti eGovernmentu na dotaz Ekonomického deníku uvedl, že dával jednu připomínku a to tu, aby se analýza netýkala jen jednotné spisové služby, ale ale aby byly stanoveny standardy, které software pro tuto agendu musí splňovat. Podle něj není cílem státu všechnu agendu centralizovat, ale nastavit procesní a bezpečnostní standardy, které jsou nutné pro zákonný provoz informačních systémů. „Jde jen o to, aby software, který je pro dané úkony nabízen na trhu byl v souladu nejen s českým, ale i evropským právem a aby ti, kdo si ho pořídí, měli jistotu, že je vše v pořádku,“ dodal Dzurilla, který nic nenamítá na vnitrem avizovanou hloubkovou analýzu stavu spisové služby napříč republikou.

Podle dalších oslovených odborníků z IT branže by byl tendr na vnitrem zamýšlenou jednotnou spisovou službu zcela jistě napadnut případnými neúspěšnými uchazeči u Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže a mohl by se dostat do podobného časového a právního problému jako například tendr na výběrčího mýta od roku 2020. Odhad ceny takového tendru se pohybuje v miliardách korun.

Vnitro tedy nejspíš zrealizuje alespoň analýzu současného stavu spisových služeb. Podle zmiňovaného materiálu bude od každého provozovatele spisové služby nutné zjistit informace o jím používaném systému pro vedení spisové služby v elektronické podobě a dalších informačních systémech spravujících dokumenty minimálně v tomto rozsahu:

1. název softwaru, typ softwaru, jeho poslední používaná verze,
2. údaje o jeho výrobci / dodavateli (název, právní forma, sídlo, existující/zaniklý),
3. doba používání softwaru původcem (včetně právních předchůdců),
4. finanční náklady spojené s pořízením softwaru,
5. finanční náklady na jeho pravidelnou údržbu a aktualizaci (včetně upgrade a update) za léta 2015-2017 a celkem,
6. shoda užívaného softwaru se základními požadavky AZ a NSESSS,
7. existence rozhraní pro předávání údajů (metadat) mezi systémy a skutečnost, odpovídají-li požadavkům NSESSS,
8. vedení dalších samostatných evidencí dokumentů (např. účetní software); jsou-liv elektronické podobě, pak opět údaje o nich podle bodů 1 až 7 výše,
9. další elektronické systémy, sloužící ke zpracování údajů z dokumentů (např. různé ekonomické systémy nespravující dokumenty, databázové evidence, personální informační systémy apod.), a jejich vzájemná komunikace se systémem spisové služby (základní evidence dokumentů, případně samostatné evidence dokumentů); údaje v rozsahu bodů 1 až 7,
10. systémy pro správu dokumentů, v nichž byla činnost ukončena, a způsob vypořádání dokumentů v nich evidovaných (důvody ukončení, doba používání, vypořádání).
11. počet zaměstnanců původce aktivně zapojených do systému spisové služby (kolik licencí je zakoupeno),
12. počet zaměstnanců, kteří mají přidělen elektronický podpis

ICT Unie chce především analýzu procesů a důvodů

Zástupci ICT Unie však míní, že takový rozsah není dostatečný. „Chce-li stát skutečně relevantně a odpovědně řešit aktuální nedostatky v systému zajištění agendy, je nezbytné provést analýzu výrazně komplexněji a až na základě takto ověřených zjištění přistoupit k volbě vhodného řešení,“ píší ve svém připomínkovém materiálu.

Opravdu relevantní analýza by měla podle ICT Unie ověřit zejména:

• stav předpokladů a rámec pro výkon dotčené agendy (tedy provedení procesní analýzy legislativního rámce pro samotný výkon agendy, vhodnost a komplexnost stanovených standardů a definování požadovaných služeb i další podmínky, jako je například rámce pro zadávání veřejných zakázek na tyto služby, využití cloudových služeb, atd);
• schopnost uživatelů definovat požadavky na technologické řešení i konkrétní požadované služby a také ověřit, zda požadavky uživatelů korespondují s platným právním řádem;
• uživatelský respekt vůči právnímu rámci a zároveň vůči dodaným produktům a službám (tedy zda je dané řešení využíváno v souladu s platnou právní úpravou upravující agendu a procesními předpisy);
• ekonomickou náročnost jednotlivých řešení;
• minimálně rámcový odhad ekonomické náročnosti migrace dat ze stávajících systémů do jakéhokoliv nového řešení (analýta dat, migrační plány, projektové řízení atd.)
• důvod nevyužívání systému datových schránek pro doručování korespondence ze strany orgánů veřejné moci, čímž systematicky dochází k porušování práv občanů a firem a ke zbytečným výdajům z veřejných rozpočtů
• důvod nevyužívání údajů ze systému ZR pro potřeby eSSL
• jaké další překážky v dané agendě brání dokončení digitalizace;

„Tento požadavek je velmi zásadní, neboť jen komplexně provedená analýza může identifikovat a zohlednit veškeré odchylky procesů výkonu konkrétních agend veřejné správy od univerzálního procesu daného zákonem č. 500/2004 Sb., Správní řád. Většina agend veřejné správy má, vzhledem k svému charakteru a obsahu, zvláštními agendovými zákony definované odlišnosti, které nebude nikdy jedno řešení schopno podporovat nebo se bude jednat o řešení, které bude exponenciálně nákladnější než stávající stav. Varianta, že by se podařilo výkon agend nastavit tak, aby měly jeden unifikovaný správní proces, je nereálná,“ dodávají zástupci ICT Unie.

Jiří Reichl