Neudržitelný. Tak označuje stav provozu spisových služeb v České republice ministerstvo vnitra. Podle odhadů stojí provoz několika desítek systémů spisových služeb miliardu ročně. Náklady na jejich pořízení se odhadují na pět miliard. Vnitro proto přichází s návrhem na zřízení jednotné spisové služby pro všechny státní instituce. To se však nelíbí firmám sdruženým v ICT Unii.
Důkladnou analýzu fungování spisových služeb ve státních institucích hodlá zadat ministerstvo vnitra. Cílem má být detailní analýza fungování spisových služeb a návrhy na nápravu stavu.
„Jako možné východisko z této situace se jeví možnost vytvoření jednotného systému spisové služby pro státní správu, který by byl centrálně administrován, školen a rozvíjen při maximálním souladu s evropskou a národní legislativou. Pokud by současně s tímto jednotným systémem byl zaveden systém průběžného školení státních úředníků (např. v rámci zvyšování odborné způsobilosti), podařilo by se dosáhnout současně vysoké flexibility i při změně zaměstnání v rámci státní správy, neboť základní informační systém každého úředníka, tj. systém spisové služby, by byl ve všech součástech státní správy totožný,“ píše se v materiálu, který byl do meziresortního připomínkového řízení rozeslán v polovině července se šibeniční lhůtou 10 dnů pro zaslání případných připomínek.
Proti jednotné spisové službě jsou ostře největší IT podniky sdružené v ICT Unii. „Považujeme za nešťastné, že předkladatel návrhu před jeho předložením neprovedl „veřejnou konzultaci“ se všemi dotčenými subjekty, tedy správci daných informačních systémů i dodavateli. Jsme totiž přesvědčení, že taková konzultace by odhalila výrazně širší komplex vlivů, které se podílí na současném nedostatečném stavu a pro jejichž podrobnou identifikaci by bylo skutečně vhodné provést potřebnou analýzu. Stejně tak považujeme za nešťastné předjímání koncového řešení s odkazem na cíl, který však nebyl dosud vládou ani schválen a který v předložené podobě nekoresponduje se strategií Digitální Česko ani Národním architektonickým plánem,“ píší zástupci ICT Unie v úvodu svých připomínek.
Vnitro argumentuje tím, že na základě zjištění pracovních skupin Rady vlády pro informační společnost, jednání mezi odbornými útvary Ministerstva vnitra a dotčenými původci a výsledků kontrolní činnosti zjistilo, že stav vedení spisové služby jednotlivými součástmi státní správy není dlouhodobě udržitelný. „Pokud se porovnají vynaložené finanční prostředky za posledních několik let, které dosahují řádově desítky miliard Kč, se stavem informačních systémů spisové služby a propojení systémů pro odbornou správu dokumentů v elektronické podobě s ostatními informačními systémy původců, zjišťuje se, že přes investice ve výše uvedeném řádu nebyly doposud většinou původců splněny požadavky příslušných právních předpisů,“ píše se v ministerském materiálu.
ICT Unie však míní, že řešení aktuálních problémů v oblasti vedení spisové služby nepatří, z pohledu celkového stavu eGovernmentu, mezi aktuálně největší problémy. „Je pro nás velkým překvapením, že celý materiál nebyl projednán na úrovni odborných útvarů MV ČR před jejich předložením do sloučeného připomínkového řízení. Pokud ani odbor eGovernmentu neví před předložením materiálu o jeho existenci, pak těžko může plnit svou roli k ostatním orgánům veřejné správy (ostatním ústředním orgánům státní správy a samosprávy), které by tento odbor měl koordinovat při implementaci elektronických nástrojů do výkonu veřejné správy,“ napsali zástupce ICT Unie.
