Když se řekne „zákonná povinnost“, většině majitelů firem a jednatelů naskočí husí kůže. Představí si stohy papírů, nové administrativní zátěže a riziko pokut. Zákon o ochraně oznamovatelů, který do českého prostředí implementoval evropskou směrnici o whistleblowingu, byl často přijímán s obavami.

Pokud se ale na tuto legislativu podíváme bez předsudků, zjistíme, že může být pro firmu paradoxně požehnáním. Pokud se k ní totiž postavíte chytře, nezískáte jen „splněnou čárku“ pro kontrolní orgány, ale především funkční imunitní systém pro vaši vlastní firmu.

Koho se tato povinnost týká?

Pojďme si rychle shrnout nezbytné minimum, abychom měli „splněno“. Zákon o ochraně oznamovatelů (č. 171/2023 Sb.) ukládá povinnost zavést vnitřní oznamovací systém všem zaměstnavatelům, kteří mají více než 50 zaměstnanců.

Tato povinnost není dobrovolná a její ignorování se může hrubě nevyplatit. Za nezavedení systému nebo za nezajištění anonymity oznamovatele hrozí firmám pokuty, které se mohou vyšplhat až do výše jednoho milionu korun. Finanční postih je však často jen špičkou ledovce.

Mnohem dražší může být poškození reputace, pokud by se ukázalo, že firma bránila odhalení nekalého jednání, nebo že se zaměstnanec musel obrátit na média či státní úřady, protože neměl možnost věc vyřešit interně.

Mohlo by vás zajímat

O čem je vlastně whistleblowing?

Největší bariérou při zavádění whistleblowingu není technologie, ale naše mentalita, protože máme historicky zakořeněnou nechuť k „udávání“. Je však klíčové si uvědomit – a vysvětlit to i zaměstnancům, že whistleblowing není o donášení na kolegu, který si prodloužil pauzu na oběd o pět minut.

Cílem je vytvořit bezpečné prostředí a chránit firmu jako celek. Představte si situaci, kdy ve vašem skladu dochází k systematickým krádežím materiálu. Nebo situaci, kdy je schopný tým demotivován toxickým chováním manažera, který své podřízené šikanuje.

O těchto věcech se „na chodbách“ většinou ví. Ale k majiteli nebo nejvyššímu vedení se tyto informace nedostanou, protože lidé mají strach. Bojí se pomsty, vyhazovu nebo toho, že budou označeni za potížisty. Funkční oznamovací systém slouží jako záchranná brzda. Umožňuje firmě vyřešit problém v zárodku a diskrétně.

Proč krabice na chodbě nestačí

Možná si říkáte: „Dobře, tak dáme do kuchyňky schránku na podněty a je to.“ Zde ale narazíte. Zákon (a zdravý rozum) klade extrémní důraz na důvěrnost a bezpečnost.

Fyzická schránka na chodbě nefunguje. Všichni vidí, kdo k ní jde. Není zajištěno, kdo má klíče, a papírek se může snadno ztratit. Stejně tak je problematická obyčejná e-mailová adresa typu [email protected]. Přístup k ní má často IT oddělení, administrátoři a nikdo nemůže garantovat, že e-mail nebyl přečten nepovolanou osobou.

Pokud zaměstnanci neuvěří, že je systém 100% bezpečný a anonymní, nebudou ho používat. A vy sice splníte zákonnou povinnost „na papíře“, ale přijdete o onu cennou zpětnou vazbu.

Řešení existuje a nemusí být složité (ani drahé)

Mnoho firem v panice nakoupilo drahé, jednoúčelové softwary zahraničních korporací, které jsou pro běžného zaměstnance složité, vyžadují další přihlašovací údaje a nikdo je neumí pořádně ovládat. Výsledkem je mrtvý systém.

Efektivní cesta vede přes integraci. Whistleblowing by měl být přirozenou součástí prostředí, ve kterém se zaměstnanci pohybují každý den. Právě proto je velkou výhodou, že moderní HR systém tuto funkci, často nazývanou schránka důvěry, již přirozeně obsahuje.

Příkladem chytrého řešení je český systém Sloneek. Jeho hlavní výhodou oproti externím nástrojům je fakt, že ho zaměstnanci již důvěrně znají z běžné agendy, jako je zadávání docházky nebo dovolené. Díky tomu odpadá bariéra z neznámého prostředí, což zvyšuje šanci, že v případě problému funkci skutečně využijí.

Technologie přitom garantuje naprostou anonymitu, kdy oznámení putuje výhradně k pověřené osobě, nikoliv k nadřízeným či IT správcům. Z pohledu firmy jde navíc o ekonomickou volbu – legislativní povinnost vyřešíte v rámci jednoho systému, který už používáte, bez nutnosti implementovat a platit další software.

Proměňte povinnost ve firemní kulturu

Zákon o ochraně oznamovatelů nemusí být strašákem. Je to příležitost ukázat zaměstnancům, že vám na nich záleží. Že vám záleží na férovém prostředí a že se nebojíte slyšet pravdu, i když může být nepříjemná.

Zavedením chytrého, integrovaného řešení dáváte jasný signál: „Jsme moderní firma, hrajeme fér a vaše bezpečí je pro nás prioritou.“ A to je v konečném důsledku benefit, který ocení každý kvalitní zaměstnanec.