Už ve středu 1. dubna se firmám odhalí dlouho očekávané „tajemství“. Stát spustí systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele, přes který budou nově firmy úřadům posílat jednu komplexní zprávu se stovkami údajů o svých zaměstnancích – od příjmů až po vzdělání. Co od novinky čekat? Firmy se obávají chyb, sankcí i nezvládnutého startu. Šéf České správy sociálního zabezpečení František Boháček ale v podcastu Perspektivy Česka uklidňuje: Stát podle něj na začátku neplánuje rozdávat pokuty a většinu chyb pomůže odhalit i opravit samotný systém automaticky.
Start jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele považuje ústřední ředitel České správy sociálního zabezpečení za důležitý krok směrem k modernizaci státu. „Posuneme se do 21. století,“ zdůrazňuje. „Z mého pohledu ta změna působí dramaticky, ale nejde o nic jiného než, že se celá řada podání, která se už dnes posílala v řadě případů i elektronicky, sjednotí do jednoho podání, do jednoho termínu, na jeden úřad,“ vysvětluje.
Firmy podle něj budou mít dostatek času na to, aby si novinku vyzkoušely, než budou muset splnit povinnost a odeslat první dávku dat. Nový systém se spustí 1. dubna. První závazný termín ale podle Boháčka přichází až 30. dubna, kdy do systému musí zaměstnavatelé doplnit potřebné údaje o zaměstnancích. První kompletní hlášení za duben pak musí podat do 20. května.
Firmy mají strach. A není bezdůvodný
Zaměstnavatelé ale mají z novinek obavy. Bojí se, že požadovaných zhruba 400 údajů nestihnou sehnat včas. Bojí se zátěže, kterou jim nové hlášení přinese i toho, že systém nebude fungovat správně a bude padat tak, jako jiné dříve zaváděné digitalizační systémy státu. Například eDoklady během loňských sněmovních voleb nebo nový systém stavebních úřadů před dvěma lety.
Podle místopředsedkyně Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR Gabriely Hrbáčkové dopadne změna nejtvrději právě na malé a střední podniky. Ty mají nově dodávat i data pro statistická šetření, na něž dříve nebyly zvyklé. „Pro ně to přináší velkou administrativní zátěž,“ míní Hrbáčková. V podcastu hájila pohled zaměstnavatelů. Zkušenosti daňových poradců, kteří mají podnikům přechod na novinky usnadnit, představila Monika Lodrová, partnerka poradenské společnosti BDO.
Obavy, které na adresu jednotného měsíčního hlášení zaznívají, přitom nejsou jen obecné. Firmy podle Hrbáčkové narážejí na velmi konkrétní situace, které může start systému výrazně zkomplikovat. Hned od 1. dubna například musí u některých zaměstnanců – typicky cizinců – splnit oznamovací povinnost před nástupem do práce. V praxi to může znamenat, že pokud zaměstnanec nastupuje brzy ráno, musí firma zvládnout jeho registraci během několika hodin od spuštění systému.
Firmy musí dohlásit i propuštěné zaměstnance
Další problém představuje samotný rozsah dat. Zatímco velké firmy byly na podobné reportování zvyklé, menší podniky je často ani systematicky nesbíraly. „Do této chvíle nemusely desítky požadovaných položek reportovat. A máme i trošku strach, že je do této chvíle ani nesledovaly,“ upozorňuje Hrbáčková. Firmy podle ní narážejí na neochotu nebo neschopnost zaměstnanců dodat požadované údaje, například o vzdělání. V některých případech navíc musí dohledávat informace o lidech, kteří už ve firmě nepracují.
Podle Moniky Lodrové z BDO změna přinese také zásadní posun v nárocích na firmy. Zatímco dosud řadu dat musely evidovat jen interně, nově je musí poslat úřadům. „To znamená velký rozdíl ve smyslu požadavku na kvalitu dat. Ve chvíli, kdy reportujeme úřadům, samozřejmě ta data musíte mít mnohem kvalitnější a skutečně evidovaná,“ vysvětluje daňová poradkyně.
Mohlo by vás zajímat
Pokuty se počítají ve statisících
Za chyby navíc hrozí firmám pokuty. Za nepodání nebo pozdní podání jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele hrozí pokuta až 5 000 korun za každého zaměstnance. Tato sankce se má týkat neúplných či pozdě podaných hlášení. Za nepřihlášení zaměstnance do evidence pak může stát uložit pokutu až 100 000 korun.
Zachován zůstává také systém penále za některé chyby. „Když třeba někdo špatně spočítá pojistné a špatně ho odvede, tak tam nastupuje penále,“ přidává ústřední ředitel Boháček.
Sankce až jako poslední krok
Zároveň ale odmítá, že by stát chtěl firmy na začátku za každou cenu trestat. „Určitě nikdo na nikoho teď nebude vyvíjet tlak pod hrozbou nějakých sankcí,“ zdůraznil Boháček v Perspektivách Česka.
Rozlišovat se podle něj musí mezi chybou a ignorováním povinností. „Za to, že má někdo chybu v podání, sám o sobě pokutu nedostane,“ slibuje Boháček. „Jsou tam potenciální tresty za nespolupráci nebo nesoučinnost. Ale fungující zaměstnavatel, který se bude snažit splnit své povinnosti, se nemusí bát toho, že by mu Česká správa sociálního zabezpečení uložila hned za malé pochybení nějakou sankci. K tomu určitě nesměřujeme,“ pokračuje Boháček.
První měsíce navíc mají být spíše adaptačním obdobím, během kterého se systém i uživatelé „usadí“. Duben, květen a červen vnímá jako jisté období „hájení“. „Tlak bude přicházet postupně a nejvíc se začne samozřejmě objevovat v závěru letošního roku, kdy už půjde ‚do tuhého‘, protože se bude blížit čas, kdy my už zase budeme mít zákonnou povinnost sestavit evidenční listy důchodového pojištění,“ vysvětluje ředitel Boháček. To bez správných a kompletních dat od zaměstnavatelů nepůjde.
Chyby? Systém je má odhalit
Důležitou roli mají hrát také automatické kontroly. Systém má firmy na chyby upozorňovat a vést k jejich opravám ještě před finálním podáním.
„Pokud zaměstnavatel neudělá chybu v tom, že už na začátku do hlášení začne vyplňovat nějakou jinou informaci o mzdě, než kterou reálně vyplatil, tak ten systém mu v podstatě nedovolí vyplnit špatně pojistné nebo daně,“ vysvětluje Boháček sílu nového nastavení.
Kdo začne s podáním včas, získá prostor na opravy. Naopak firmy, které vše nechají na poslední chvíli, se mohou dostat do problémů. O chybách se mohou dozvědět až po zákonném termínu pro podání hlášení.
Začátek dlouhé změny
Boháček proto apeluje na firmy, aby nepodléhaly panice. „Doufám, že zaměstnavatelé se pokusí zachovat klid, nebudou ve stresu,“ říká. Zároveň opakuje důležitý vzkaz: Firmy nemusí mít obavy ze sankcí. Když jim ze začátku něco nepůjde nebo nebude fungovat, dostanou čas doptat se odborníků a s těžkostmi si poradit. „Spuštění jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele považuji za začátek velké postupné změny, ke které se musíme všichni propracovat,“ uzavřel Boháček.
