České firmy se topí v papírech, tabulkách a emailech. „Kde máme smlouvu z minulého týdne?“ „Kdo naposledy mluvil s dodavatelem?“ „Jak daleko jsme s tím projektem pro Prahu?“ Velmi podobné otázky zní každý den v kancelářích po celé zemi. A odpovědi? Ty často zabírají víc času než samotná práce. Naštěstí existují sofistikované nástroje jako CRM systém a postupně jim přichází na chuť i malé firmy o několika lidech.
Menší a střední podniky to pociťují nejvíc. Nemají kapacity na vlastní IT oddělení, ale zároveň už dávno přerostly fázi, kdy bylo možné nosit všechny informace v hlavě. A tak vzniká příslovečná džungle excelových tabulek, sdílených dokumentů a emailových konverzací, ve které se časem nevyzná ani ten, kdo ji vytvořil. Jak z ní ven?
CRM s lidskou tváří
Řešením rozhodně nejsou další složité systémy, které nikdo nebude používat. Ukazuje se, že úspěch mají především nástroje, které se přizpůsobí firmě – ne naopak. Příkladem budiž eWay-CRM – oblíbený český CRM systém sází na prostředí Microsoft Outlook. Proč? Protože ho lidé důvěrně znají, denně používají a nemusí se učit nic nového.
Integrace přímo do emailového klienta znamená, že veškerá komunikace s klientem i související dokumenty jsou ihned na jednom místě. Když přijde zpráva od zákazníka, vidíte celou historii spolupráce, všechny dokumenty i aktuální stav jeho objednávek. A to bez přepínání mezi různými programy nebo okny.
Integrace přímo do emailového klienta znamená, že veškerá komunikace s klientem i související dokumenty jsou ihned na jednom místě. Když přijde zpráva od zákazníka, vidíte celou historii spolupráce, všechny dokumenty i aktuální stav jeho objednávek. A to bez přepínání mezi různými programy nebo okny.
Projekty: od tabulek k přehlednosti
Zatímco základní komunikaci s klienty většina firem zvládá, pověstnou Achillovou patou je projektové řízení. Mnohde stále funguje systém „nějak to uděláme“ a tabulka v Excelu. Termíny se posouvají, úkoly padají mezi stoly a rozpočty? Ty jsou spíš orientační než pevné.
A právě z výše uvedených důvodů jsou nástroje pro projektové řízení jako modul Projekty v eWay-CRM tak užitečné. Umožňují rozdělit projekt na jasné fáze, přidělit úkoly konkrétním lidem a průběžně sledovat, jak si vedete s časem i penězi. Propojení s účetním programem navíc znamená, že okamžitě vidíte, jak si projekt stojí finančně – bez ručního přepisování čísel.
Mohlo by vás zajímat
Když roboti dělají rutinu
Rutinní administrativa požírá firmám desítky hodin týdně. Každý email k poptávce musí někdo zpracovat, založit a samozřejmě odpovědět. A co teprve připomínky plateb, termínů nebo pravidelná hlášení? Moderní systémy tohle všechno automatizují. Když přijde poptávka, eWay-CRM ji rozpozná, vytvoří záznam a upozorní odpovědnou osobu. Blíží se termín dokončení projektu? Systém automaticky pošle upozornění. Opakujete stejný typ projektu? Workflow si pamatuje standardní postup a vytvoří všechny potřebné úkoly jedním kliknutím.
Umělá inteligence dokonce dokáže „číst“ příchozí emaily a předvyplnit údaje do systému – ušetří tak hodiny ručního přepisování informací.
Jak mít systém na míru bez bankrotu?
Vývoj zakázkového CRM software se pohybuje v milionech – a i tak často nesplní očekávání. Na druhé straně stojí tzv. krabicová řešení a bývají příliš obecná. Rozumné východisko? Systém, který si můžete do značné míry doladit sami.
A i v tomto ohledu se jeví jako dobrá volba eWay-CRM, protože nabízí právě tento přístup. Chcete sledovat u klientů jiné údaje než konkurence? Potřebujete specifický postup schvalování? Máte vlastní kategorie projektů? Žádný problém – většinu úprav zvládnete sami, bez programátorů a dalších výdajů.
Firmy, které chtějí růst, by se neměly zabývat otázkou, jestli digitalizovat své procesy, ale spíše jak to udělat chytře. Protože společnosti, které najdou cestu k efektivnějšímu řízení informací a procesů, budou mít v příštích letech značnou výhodu – budou rychlejší, pružnější a připravené na výzvy, které českou ekonomiku nepochybně čekají.
