To, že jde rozvoj eGovernmentu zejména v jednotlivých úřadech veřejné správy někdy až příliš pomalu, je prostě fakt. Má to své příčiny a důvody. Kromě jiných je to i dosud nedostatečný důraz na globální pohled na informační systémy. To se nyní mění, spolu se zavedením povinností řízení architektury v jednotlivých úřadech a zejména s rolí Ministerstva vnitra při koordinaci a schvalování jednotlivých ICT projektů.
Jednou z klíčových schopností úřadu je i práce s dokumenty, jejich správa, ukládání, příjem a odesílání, důvěryhodnost. Zatímco komerční sektor má principy pro práci a správu dokumentů dost rozvolněné, veřejná správa je (zcela správně) svázána pravidly „výkonu spisové služby“. Související legislativa a povinnosti kladou důraz na splnění legislativních požadavků, procesních požadavků na procesy, které zahrnují správu dokumentů a technických požadavků. Jako základní technické řešení musí úřady využívat elektronický systém spisové služby (ESSL) sloužící pro evidenci a správu dokumentů a to jak těch digitálních (i s jejich datovými soubory), tak i těch papírových/analogových (jejich metadata a informace, co se s nimi dělo).
Dost často se přitom zapomíná na to, že ESSL není samospasitelný. Jedněmi z nejčastějších chyb je jen polovičatá evidence, špatné procesy spisové služby, ale především to, že ESSL není napojen na ostatní systémy (o tom podrobněji v některém z dalších článků).
Pro úřadování jsou dokumenty sice důležité a je to i přes řadu let platnou novou legislativu stále jedna z velkých bolestí pro úřady, ale i pro dodavatele systémů. Ovšem není to zdaleka bolest jediná. Rozmachu elektronických služeb vadí i pár dalších nedostatků. Hodně se třeba mluví o elektronické identitě a o schopnosti klientů veřejné správy se přihlašovat do portálů a moci využívat služby veřejné správy. Taková elektronická identita nám chyběla – tedy ještě stále nám chybí. V rámci Evropské unie existuje Nařízení EU č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (nařízení eIDAS), které elektronickou identitu a její důvěryhodnost harmonizuje napříč celou unií. I Česká republika se s ním musí nějak vypořádat, a to je dobrý moment pro vyřešení autentifikace a autorizace klientů obecně.
Nedávno byla schválena první část legislativy k eIDASu v ČR a to zákon, který řeší právě důvěryhodné služby, včetně služeb souvisejících s podepisováním dokumentů a identitou. MV připravuje i další část, a to je samostatný zákon o elektronické identitě, který bude projednáván ještě koncem letošního roku. Chystá se zde tedy zcela nový segment s šancemi nejen pro úřady, ale i pro byznysový sektor. Jakmile elektronická identita bude a bude dostatečně důvěryhodná a garantovaná, mohou se rozvíjet služby, jež budeme moci využívat odkudkoliv s využitím našeho počítače, nebo třeba i mobilu.
Pokud vás tato témata zaujala, bude se o nich v daleko širším pojetí diskutovat na tradiční konferenci CNZ – s příznačným názvem „Co po nás zbude“. Ta se letos více tematicky otevře a má i novou formu, kdy klasické pojetí po sobě jdoucích prezentací nahrazuje CNZ po úvodní části dvěma bloky – prvním právě o architektuře a spisové službě a druhým o elektronické identitě a jejím praktickém nasazení. Konference se koná 11. října 2016 v Praze. Více informací nejen o konferenci naleznete na webových stránkách nezávislého sdružení CNZ na adrese www.cnz.cz
